Buy Social Blog: NS Stations en Roetz-Bikes

Piero Witmer, productmanager OV-fiets van NS Services, vertelt dat hij al enige tijd nadacht over een andere oplossing voor afgeschreven OV-fietsen toen hij werd benaderd door de duurzaamheidsafdeling van NS. Zij vroegen hem om samen een alternatief scenario voor het hergebruik van deze fietsen te onderzoeken. Witmer was meteen enthousiast maar twijfelde over de haalbaarheid: “Onze voorkeur ging uit naar een scenario waarin onderdelen van oude OV-fietsen gebruikt werden als basis voor nieuwe exemplaren. Op papier kon het, maar ik had veel vraagtekens bij hoe het zou werken in praktijk. Zou de kwaliteit wel voldoende zijn? En hoe zat het met de betaalbaarheid van de fiets?” Social enterprise Roetz-Bikes zou bewijzen dat het mogelijk is.

Een oplossing dichterbij huis 
Jaarlijks stromen er zo’n 1.000 OV-fietsen uit het populaire fietshuursysteem van de NS. Na 5 jaar intensief gebruik voldoen ze niet meer aan de kwaliteitseisen van NS Services. Tot een paar jaar geleden vonden de afgeschreven geel-blauwe fietsen, via derden, hun weg richting bestemmingen in Azië en Afrika. Het transport hiervan is echter kostbaar en de NS had geen enkele controle meer over de fietsen zodra ze Nederland verlieten. Het zogenaamde ‘remanufacture’ scenario, waarbij onderdelen van oude OV-fietsen gebruikt worden als basis voor nieuwe exemplaren, leek daarom een mooi alternatief.

Een goede match maar samenwerking niet vanzelfsprekend 
In de praktijk bleken er weinig producenten te zijn die gebruikte fietsen konden of wilden terugnemen om er nieuwe van te maken. Roetz-Bikes hanteert al vijf jaar deze circulaire werkwijze. “We waren blij toen we met Roetz-Bikes in contact kwamen en ontdekten dat zij precies in huis hadden wat wij zochten.” Toch was samenwerking, ondanks de goede match, zeker niet vanzelfsprekend vertelt Witmer: “Je gaat zo’n samenwerking niet zomaar aan. Er stond voor ons veel op het spel, bijvoorbeeld als het gaat om aansprakelijkheid. Het was belangrijk alles tot op de laatste komma af te stemmen. We hadden het beste met elkaar voor maar je moet heldere afspraken maken en er superprofessioneel in zitten.”

Een proces van de lange adem 
Witmer prijst Roetz-Bikes’ doorzettingsvermogen in het proces: “We begonnen met een pilot van 100 fietsen. Gaandeweg ontdek je dan eigenlijk pas hoe hoog de eisen zijn die je stelt aan zo’n product. Gelukkig bleef Roetz-Bikes maar met oplossingen komen. Het was een proces van de lange adem. Knap hoe zij dat, als relatief kleine partij, volhielden.”

Financieel ontloopt het elkaar nauwelijks 
Uit de pilot werd duidelijk dat de fietsen niet alleen aan de gewenste kwaliteit en prijs konden voldoen maar ook dat het proces op te schalen was. Witmer: “Hoewel het laten recyclen van de materialen van de OV-fiets door een afvalverwerker een eenvoudigere route is, ontlopen de beide scenario’s elkaar gek genoeg financieel gezien nauwelijks. Daarnaast past het ‘remanufacture’ scenario met Roetz-Bikes beter bij de visie van NS over duurzaamheid. Direct hergebruik kost veel minder energie.” 

Inmiddels realiseert Roetz-Bikes zo’n 1.000 ‘nieuwe’ OV-fietsen per jaar voor NS. Ook worden zij betrokken in aanbestedingstrajecten met andere fietsproducenten. Witmer: “Onze samenwerking met Roetz-Bikes heeft mij en andere mensen binnen onze organisatie geleerd hoe je op een duurzame manier met je producten omgaat. Deze manier van denken is echt besmettelijk. In aanbestedingstrajecten voor nieuwe OV-fietsen zijn we nu bijvoorbeeld direct vanaf het begin veel kritischer op materiaal en design. Het uitgangspunt is dat er zoveel mogelijk onderdelen van de fiets door Roetz-Bikes te zijn hergebruiken na 5 jaar.

Tips van NS Stations:

• Ook al heeft een samenwerking een sociaal of duurzaam karakter, maak heldere afspraken en zorg te allen tijde voor een professionele insteek. 
• Het loont om verschillende scenario’s goed uit te werken; een duurzamere optie betekent zeker niet automatisch een duurdere optie. 
• Samenwerken met een innovatieve partij aan een oplossing buiten de gebaande paden vergt een lange adem, van beide kanten. Zo’n proces is echter heel leerzaam. De ervaring die je erin opdoet is waardevol en neem je weer mee naar andere trajecten.

Benieuwd naar andere praktijkvoorbeelden van maatschappelijk inkopen en tips? Lees ‘Impact door inkoop’ met cases van Sodexo, Provincie Noord-Brabant en Rabobank Dommelstreek.

Buy Social, excelleren in MVO.