Buy Social Blog: Inkopen voor Triodos Bank

David Samama is Group Vendor Manager bij de Triodos Bank en beoordeelt met zijn team de toeleveranciers voor alle Triodos vestigingen in Nederland en in het buitenland. "Wij hebben het liefst langdurige relaties en kortlopende contracten met onze leveranciers, zodat we elkaar scherp kunnen houden op kwaliteit en impact. De lange relatie is de basis waarop we elkaar kunnen stimuleren om net iets verder te kijken.”

David zegt het idee te hebben dat de rol van maatschappelijke waarde bij inkoop aan het toenemen is. “Wel vraag ik me af of dit komt omdat bedrijven meer door een maatschappelijke missie gedreven worden of door andere 'markt' stimulansen. Vaak wordt duurzaamheid commercieel ingezet, en daar ben ik niet onverdeeld positief over. Als er iets anders voorbij komt dat lucratiever is, zullen die bedrijven hun maatschappelijke insteek weer laten varen. Het zit dan niet in het DNA van die organisatie, dat maakt het moeilijker om in slechte tijden duurzaamheid toch te handhaven.”

Assessment
“Wij voeren een assessment uit van ieder bedrijf dat aan ons wil leveren. We vinden het belangrijk dat onze leveranciers zoveel mogelijk op dezelfde duurzame manier tegen de wereld aankijken als wij. Het gaat dus om ethiek, maar ook over de wijze waarop ze hun producten of diensten ontwikkelen: denken ze na over methodes om zo min mogelijk een beroep te doen op zeldzame grondstoffen, zorgen ze ervoor dat hun eigen toeleveranciers een eerlijk salaris kunnen verdienen, gebruiken ze zo min mogelijk energie? En dan kijken we ook nog naar de manier waarop het bedrijf wordt gerund. Worden er geen exorbitante bonussen betaald? Tegelijkertijd is winst maken absoluut noodzakelijk voor een leverancier. Anders is de kans groot dat hij op een gegeven moment niet meer kan leveren, met alle gevolgen van dien. Een gesprek hierover is een goede graadmeter hoe de relatie met die organisatie zal worden.”

Gesprek belangrijker dan papier
De selectie van leveranciers vindt bij Triodos plaats aan de hand van een vragenlijst met zo’n 70 vragen. “Hoewel we daar al veel informatie uithalen, is het gesprek dat we met hen voeren toch het belangrijkst. Het kan zijn – zeker bij kleinere bedrijven – dat ze bijvoorbeeld niet in een beleidsdocument hebben vastgelegd hoe ze met afval, duurzame energie, mobiliteit etc. omgaan, maar dat ze dat toch heel bewust doen. Dat is voor ons belangrijk om te weten.” Dit is anders dan sommige andere methodes die gehanteerd worden in de markt, die volgens David te veel de nadruk leggen op dit soort documenten. “Dat heeft als nadeel dat je een vinkje kan zetten als iets is vastgelegd, maar wat er echt gebeurt op het gebied van duurzaamheid weet je misschien niet. Daarom voeren we de gesprekken ook het liefst bij de leveranciers.” Het kost wel meer tijd om op die manier onderzoek te doen. “Het kost ons ongeveer een dag per leverancier. Maar onze leveranciers waarderen het dat we bij hen op bezoek komen en het draagt bij aan een goede relatie,” aldus David.

Gesprekken intern
Natuurlijk levert het intern ook wel spanningen op. “In een concurrerende markt als de bankensector wil je zaken ook gewoon scherp in kunnen kopen. Tegelijkertijd staan we als bank ergens voor. Dat gesprek moet je dus intern blijven voeren. Er is niet één goed antwoord, omdat duurzaamheid op verschillende manieren kan worden ingevuld en het per product of dienst weer iets heel anders kan betekenen. Het gaat erom dat je een bewuste afweging maakt. En uiteindelijk beslissen de budgethouders op basis van alle beschikbare indicatoren met wie ze in zee gaan; dat zijn de mensen die het product of de dienst nodig hebben.”

Lange relaties en korte contracten
Traditioneel kijken inkopers vaak met een prijsfocus naar mogelijke leveranciers. Zij stellen de vraag: ‘hoe kan ik het zo goedkoop mogelijk krijgen en die goede deal voor zo lang mogelijk vastleggen?’. “Wij draaien het juist om: we willen langdurige relaties met partijen die door de assessment heen komen, liefst via raamovereenkomsten. Tegelijk sluiten we korte contracten af, want dit geeft flexibiliteit. Ook kunnen we elkaar scherp houden op de dingen die we belangrijk vinden: wordt de beloofde kwaliteit geleverd? Gaat de samenwerking goed? En behalen we de impact die we voor ogen hebben? Dit doen we door ieder kwartaal met onze leveranciers in gesprek te gaan.” 

Gelijkwaardigheid
Daarbij is gelijkwaardigheid in de relatie erg belangrijk. “Ik wil dat de leveranciers ons scherp houden - ook de kleinere. Laatst was ik bij ons schoonmaakbedrijf dat al 25 jaar voor ons werkt op verschillende locaties. Het bleek dat zij daarbij graag minder CO2 uitstoot wilden bewerkstelligen. Dat vinden wij ook belangrijk. In een gesprek zijn we tot een aanpak gekomen waardoor zij minder tussen onze locaties hoeven te rijden. Het zou zonde zijn als we dat niet horen omdat ze zich niet durven uit te spreken tegenover de opdrachtgever”, zegt David. 

Grondstoffenpaspoort
Een mooi voorbeeld voor de iets langere termijn is het nieuwe kantoor voor Triodos Bank Nederland en Triodos Investment Management. “We zijn bezig met een nieuw pand op De Reehorst dat hopelijk in 2019 in gebruik wordt genomen. Thomas Rau is de architect. Met behulp van het grondstoffenpaspoort willen we ervoor zorgen dat alle materialen maximaal opnieuw gebruikt kunnen worden. Echt circulair bouwen dus.”

Tip voor sociaal ondernemers:

• Focus je niet te veel op ‘grijze’ bedrijven. Je hebt het meeste kans en waarschijnlijk de beste samenwerking met bedrijven die echt intrinsiek gemotiveerd zijn om maatschappelijk iets te betekenen.

Buy Social is een initiatief van Social Enterprise NL en heeft als doel bedrijven en overheden sociaal te laten inkopen.

Buy Social, excelleren in MVO.